Datenschutzerklärung zu Veranstaltungen

Informationen zur Erhebung und zum Umgang mit Ihren Daten bei Anmeldung zu einer Veranstaltung vom Fraunhofer UMSICHT

 

Sie haben die Möglichkeit, sich über ein gedrucktes oder ein Online-Anmeldeformular für Veranstaltungen, an deren Vorbereitung und Durchführung das Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik UMSICHT beteiligt ist, anzumelden. Um Ihre Anmeldung bearbeiten zu können, erheben und verarbeiten wir folgende Ihrer persönlichen Daten:

  • Name
    (Pflichtfeld, Grund: Erstellung Anwesenheitsliste, Teilnehmerliste und Namensschild)
  • Vorname
    (Pflichtfeld, Grund: Erstellung Anwesenheitsliste, Teilnehmerliste und Namensschild)
  • Titel
    (optional, Grund: Erstellung Anwesenheitsliste, Teilnehmerliste und Namensschild)
  • Unternehmen/Institut
    (Pflichtfeld, Grund: Erstellung Teilnehmerliste und Namensschild)
  • ggf. Abteilung
    (optional, bessere Zuordnung im Betrieb z. B. für die Zusendung von schriftlichen Materialien)
  • Anschrift
    (Pflichtfeld, Grund: Rechnungsversand, mögliche Zusendung weiterer schriftlicher Materialien)
  • E-Mail-Adresse/Telefonnummer
    (Pflichtfeld/optional): Möglichkeit zur kurzfristigen Übermittlung von Informationen
  • Ggf. Zahlungsdaten (nur bei kostenpflichtigen Veranstaltungen und abhängig von der von Ihnen ausgewählten Zahlungsart) Die Daten werden ggf. zur Abrechnung der Teilnahmegebühr benötigt.

  
Weiterhin fragen wir ggf. Informationen zur Teilnahme an bestimmten Angeboten der Veranstaltung (z. B. Workshops, Abendveranstaltung) ab, um konkrete Planungen bezüglich der Vorbereitung der Raumauswahl, -möblierung und/oder des Caterings durchführen zu können.

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung über unsere Webformulare arbeiten wir mit dem Dienstleister Mailingwork GmbH, Birkenweg 7, 09569 Oederan (»Mailingwork«) zusammen. Zweck der Zusammenarbeit ist die professionelle Verwaltung von Online-Anmeldungen. Dazu werden die eingegebenen Daten auf den Servern von Mailingwork in Deutschland gespeichert.

Wir haben mit Mailingwork einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Mailingwork, dass sie die Daten in unserem Auftrag im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten.

Nach Ihrer Anmeldung sammeln und speichern wir die Daten in unserem Customer-Relationship-Management (CRM) (Infor (Deutschland) GmbH, Hauerstr. 12, 66299 Friedrichsthal, Verträge zur Auftragsverarbeitung entsprechend DSGVO liegen vor).

Aus den beschriebenen Systemen heraus werden vor der Veranstaltung ausschließlich für den internen Gebrauch Dateien zur Erstellung von Materialien oder für interne Planungen erzeugt.

Wenn eine Teilnehmerliste erstellt wird, so umfasst diese: Name, Vorname, ggf. akademischer Titel und Herkunft (Arbeitgeber). Eine solche Liste wird allen Teilnehmenden in gedruckter Form zur Verfügung gestellt. Sie haben die Möglichkeit, auf dem Anmeldeformular der Aufnahme auf diese Liste zu widersprechen.

Die Nennung Ihrer für die Teilnehmerliste erwähnten Daten auf einer Anwesenheitsliste, die ausschließlich zur schriftlichen Bestätigung Ihrer Anwesenheit in gedruckter Form am Empfang ausliegt und nachher nur für die interne Verwaltung verwendet wird (Feststellung der Anwesenheit vor Rechnungsstellung, ggf. Newsletterversand, wenn dies entsprechend auf der Liste angegeben wurde), ist obligatorisch.

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf von 6 Monaten von uns gespeichert, soweit Sie nicht in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Die Daten im E-Mail-Marketing System werden innerhalb von vier Wochen gelöscht. Die Daten werden ausschließlich dazu genutzt, Ihnen weitere Informationen zu Veranstaltungen und Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen zukommen zu lassen, eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren werden Fotos und Videos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, sodass es sich dabei um personenbezogene Daten handelt.

Die Aufnahmen werden für Fraunhofer erstellt und für Nachrichten im direkten Zusammenhang mit der Veranstaltung und für die interne und externe Berichterstattung von und durch Fraunhofer verwendet.

Darüber hinaus werden die Aufnahmen für die Nachberichterstattung auf unseren Medienplattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn und Youtube oder unserer Webseite veröffentlicht. Diese Verarbeitung ist insbesondere erforderlich, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zukünftige Veranstaltungen zu bewerben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke sind berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift.

Die Aufnahmen werden für 3 Jahre gespeichert.

Sie können der beschriebenen Verwendung Ihrer Daten und Foto- bzw. Videoaufnahmen nach der Veranstaltung mit einer E-Mail an veranstaltung@umsicht.fraunhofer.de widersprechen, wir werden dann Ihre Daten innerhalb eines Monats nach Zugang Ihres Widerspruchs löschen, soweit sie nicht für andere Zwecke weiterhin benötigt werden.

Weiterhin gelten die Bestimmungen der Datenschutzerklärung des Instituts: www.umsicht.fraunhofer.de/de/datenschutzerklaerung.html.

Mit Ihrer Anmeldung erkennen Sie die beschriebene Nutzung Ihrer Daten an.