Datenschutzerklärung zu Veranstaltungen

Informationen zur Erhebung und zum Umgang mit Ihren Daten bei Anmeldung zu einer Veranstaltung von Fraunhofer UMSICHT

Sie haben die Möglichkeit, sich über ein gedrucktes oder ein Online-Anmeldeformular für Veranstaltungen, an deren Vorbereitung und Durchführung das Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik UMSICHT beteiligt ist, anzumelden. Um Ihre Anmeldung bearbeiten zu können, erheben und verarbeiten wir folgende Ihrer persönlichen Daten:

  • Name (Pflichtfeld, Grund: Erstellung Anwesenheitsliste, Teilnehmerliste und Namensschild)
  • Vorname (Pflichtfeld, Grund: Erstellung Anwesenheitsliste, Teilnehmerliste und Namensschild)
  • Titel (optional, Grund: Erstellung Anwesenheitsliste, Teilnehmerliste und Namensschild)
  • Unternehmen/Institut (Pflichtfeld, Grund: Erstellung Teilnehmerliste und Namensschild)
  • ggf. Abteilung (optional, bessere Zuordnung im Betrieb z. B. für die Zusendung von schriftlichen Materialien)
  • Adresse (Pflicht, Grund: mögliche Zusendung schriftlicher Materialien)
  • E-Mail-Adresse/Telefonnummer (Pflichtfeld/optional): Möglichkeit zur kurzfristigen Übermittlung von Informationen

Weiterhin fragen wir ggf. Informationen zur Teilnahme an bestimmten Teilen der Veranstaltung (z. B. Workshops, Abendveranstaltung) ab, um konkrete Planungen bezüglich der Vorbereitung der Raummöblierung und/oder des Caterings durchführen zu können.

Wenn eine Teilnehmerliste erstellt wird, so umfasst diese: Name, Vorname, ggf. akademischer Titel und Herkunft (Arbeitgeber). Eine solche Liste wird allen Teilnehmenden in gedruckter Form zur Verfügung gestellt. Sie können der Nennung Ihrer Daten in dieser Liste mit einer Mail an veranstaltung@umsicht.fraunhofer.de widersprechen.

Die Nennung Ihrer für die Teilnehmerliste erwähnten Daten auf einer Anwesenheitsliste, die ausschließlich zur schriftlichen Bestätigung Ihrer Anwesenheit am Empfang ausliegt und nachher nur für die interne Verwaltung verwendet wird (Abrechnung Catering, ggf. Newsletterversand, wenn dies entsprechend auf der Liste angegeben angegeben wurde), ist obligatorisch.

Nach Ihrer Anmeldung sammeln und speichern wir die Daten in unserem E-Mail-Marketing System sowie in unserem Customer-Relationship-Management (CRM) - System (Verträge zur Auftragsverarbeitung entsprechend DSGVO mit den beteiligten Firmen liegen vor). Aus den Systemen heraus werden vor der Veranstaltung ausschließlich für den internen Gebrauch Dateien zur Erstellung von Materialien oder für interne Planungen erzeugt.

Nach der Veranstaltung erfolgt eine fortwährende Speicherung Ihrer persönlichen Daten (mit einem Vermerk zur Teilnahme an der Veranstaltung, aber ohne Informationen zur oben erwähnten Teilnahme an bestimmten Teilen der Veranstaltung) im bereits erwähnten CRM-System, die Daten im E-Mail-Marketing System werden innerhalb von vier Wochen gelöscht. Die Daten werden ausschließlich dazu genutzt, Ihnen weitere Informationen zu Veranstaltungen und Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen zukommen zu lassen, eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Sie können der beschriebenen Verwendung Ihrer Daten nach der Veranstaltung mit einer E-Mail an veranstaltung@umsicht.fraunhofer.de widersprechen, wir werden dann Ihre Daten innerhalb eines Monats nach Zugang Ihres Widerspruchs löschen, soweit sie nicht für andere Zwecke weiterhin benötigt werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.umsicht.fraunhofer.de/de/datenschutzerklaerung.html.

Mit Ihrer Anmeldung erkennen Sie die beschriebene Nutzung Ihrer Daten an.